Una frase di David Allen mi ha colpito particolarmente “La nostra mente è fatta per sviluppare delle idee, non per immagazzinarle. Scaricare tutto quanto dalla testa e metterlo in una lista può avere un effetto significativo”.

So che può sembrare strano, ma l’ho subito associata alla maniacalità con cui abbiamo cercato delle soluzioni per la gestione del tempo in questi anni (il mio primo “Impara l’arte e non metterla da parte” era proprio su questo tema). Dopo aver utilizzato per anni Microsoft Outlook e creato un piccolo manuale utilizzato per i collaboratori di Bonucchi e associati e per la formazione, è nata l’esigenza di avere uno strumento on line per il controllo delle attività e dopo una lunga software selection ha scoperto www.toodledo.com.

Questo strumento ha moltissime funzionalità alcune tra le quali: condividere delle attività tra i collaboratori, possibilità di assegnare attività attraverso il pannello di controllo o via mail (anche assegnarle al proprio profilo), classificarle, ricercarle, visualizzarle attraverso il cellulare, integrare il proprio profilo all’interno dell’account di gmail con un widget. Insomma tutto quello che ci poteva servire…

Nella mia testa, però, mi frulla una frase (di Rita): “mai innamorarsi di uno strumento”.

PS: Mi hanno avvertita che  anche Umberto Eco ha trattato questo argomento per un ciclo di mostre a Parigi.

Avevo notato nell’elenco Apco Tools questo appuntamento e quando ho visto il nome di Gianluca ho subito pensato “non posso perdermelo”. Gianluca è un nostro vecchio amico, è da tanto che non lo incrociavamo più sui nostri progetti e volevo salutarlo.

Sono arrivata in ritardo all’incontro, giusto per stare in linea con la serata… Gianluca mi ha subito riconosciuto, nonostante gli anni passati e questo mi ha fatto veramente tanto piacere.

Dopo un giro di tavolo sulle motivazioni della nostra presenza, siamo partiti.

Gianluca ha spiegato i capitoli che sono inseriti nel suo libro sulla gestione del tempo e subito dopo ci ha fatto identificare i nostri “mangiatori di tempo”. È difficile indicarne uno solo, quelli che più sono stati riscontrati sono: le riunioni troppo lunghe e una soluzione può essere una pianificazione accurata oppure utilizzare Skype, la risposta alle mail e una idea sarebbe quella di identificare le priorità, il rimandare la presa delle decisioni e qui basterebbe darsi dei tempi per analizzare le situazioni e poi passare alla fase più “critica”.

Mi è piaciuto molto l’approccio di Gianluca: c’era del ritmo nella sua esposizione, positivo rispetto all’argomento e con alcune battute per scaldare un po’ l’aula.

Mi ha fatto sorridere e riflettere quando dalla sua bocca ha pronunciato una frase che Rita mi ripete in continuazione “Non siamo dei chirurghi e nessuno rischia la vita”. Questo dovrebbe diventare un mio mantra.

Grazie Gianluca.

*

Se MS Outlook per la gestione del tempo sia morto è in questi giorni un interrogativo legittimo. Certo che dopo anni di affinamento i nostri Outlook sono come una copertina di Linus. MS Outlook è la prima applicazione che si apre alla mattina e l’ultima che si chiude alla sera. Si usa non solo per i calendari (funzione diffusissima) ma anche e soprattutto per la gestione delle attività. In Bonucchi & associati MS Outlook è stato “tirato” per gestire la rassegna stampa, gli appunti e anche una bacheca interna per i messaggi.

Ultimamente, però, stiamo tenendo d’occhio

• Achieve Planner (www.effexis.com) che integra bene attività e progetti
• Viewpath (www.viewpath.com), ottimo per condivisione con qualcuno che non utilizza Outlook

E’ di pochi giorni fa, inoltre, la notizia dell’integrazione in Gmail di una funzione Tasks (se non la vedete nel vostro Gmail cambiate nelle impostazioni la lingua e forse in inglese apparirà).

Chissà se uno di questi tre ci farà abbandonare la copertina di Linus…

* foto scattata da Rita Bonucchi, Bali 2005